Organizarea unui astfel de eveniment implică o foarte bună planificare, inițiată cu câteva săptămâni înainte. O bună pregătire în prealabil este esen
Organizarea unui astfel de eveniment implică o foarte bună planificare, inițiată cu câteva săptămâni înainte. O bună pregătire în prealabil este esențială pentru a garanta reușita și performanța conferinței. Un eveniment bine pus la punct va fi o adevărată bucurie atât pentru invitați, cât și pentru organizatori.
Ce pași sunt importanți în organizarea unei conferințe?
Cele mai citite articole
Este importantă stabilirea unor obiective clare privind modul în care se va desfășura evenimentul, mai exact:
- Alegerea temei abordate și invitații (speakeri) potriviți tematicii alese – este esențial ca tema să fie de actualitate și de interes pentru invitați. Subiectele dezbătute trebuie să fie în concordanță cu obiectivele și conceptul conferinței;
- Alegerea locației – trebuie să se țină cont de accesibilitatea zonei și posibilitățile pe care le au invitații de a ajunge la locația evenimentului. În funcție de numărul invitaților, îți vei alege și sala în care se va ține conferința. În vederea închirierii mobilierului, Eventus Mobili îți pune la dispoziție o varietate de produse și servicii, care să te ajute în organizarea eficientă a acestui eveniment;
- Suportul tehnic – este important să te asiguri că sala în care se va ține conferința are condițiile necesare pentru a echipa cu dispozitive utile în vederea susținerii prezentărilor (video-proiector, microfoane, lumini, amplificatoare audio etc.). Se recomandă testarea lor cu o zi înainte de eveniment pentru a te asigura că totul funcționează conform planului;
- Pauze pentru servirea mesei – există posibilitatea ca o conferință să dureze multe ore, iar în acest caz trebuie să ai în vedere pauze pentru servirea unor gustări, cafele sau chiar mese principale. De cele mai multe ori, pauzele sunt un prilej de socializare și de destindere pentru toți participanții;
- Bugetul – planificarea costurilor este unul dintre aspectele ce trebuie luate în calcul în organizarea acestui eveniment. Există posibilitatea să apară cheltuieli neprevăzute, din acest motiv trebuie să fii pregătit și să estimezi cât mai bine bugetul. Cheltuielile cele mai ridicate vizează închirierea locației.
Concluzie
Organizarea unei conferințe presupune luarea în calcul a unor aspecte ce trebuie planificate din timp și în amănunt pentru ca evenimentul să fie unul de succes.