De la biroul pentru teme şcolare până la masa de lucru de la serviciu, o bună parte din viaţa noastră o împărţim cu mii şi mii de documente. Cu cât î
De la biroul pentru teme şcolare până la masa de lucru de la serviciu, o bună parte din viaţa noastră o împărţim cu mii şi mii de documente. Cu cât îţi stabileşti mai devreme un sistem de organizare a spaţiului de lucru şi a arhivei, cu atât îţi va fi mai uşor să gestionezi documentele importante ale familiei şi pe cele de la locul de muncă. Iată câteva sfaturi pentru a nu fi înghiţit de teancuri de hârtii acasă sau la birou.
Selectează documentele
Până vom ajunge la digitalizare totală – dacă asta se va întâmpla vreodată – putem folosi exemplul sistemelor de operare pentru gestionarea fişierelor. Alege documentele cu care lucrezi în funcţie de frecvenţa utilizării şi de importanţa lor. Nu încărca biroul sau masa de lucru cu hârtii pe care le foloseşti o dată la câteva luni. Acest lucru nu va face decât să-ţi aglomereze spaţiul. Sortează eficient documentele şi organizează-le pe categorii.
Alege biroul potrivit
Gestionarea documentelor potrivite necesită o serie de instrumente ajutătoare. Totul începe de la mobilier. Dacă stilul tău de lucru presupune prezenţa fizică pe birou a unui teanc de hârtii în permanenţă, alege un model de mari dimensiuni, care să permită amplasarea la capete a unor organizatoare de documente. Acestea pot fi verticale sau orizontale, cu două sau mai multe etaje. Tot în privinţa biroului, dacă ai nevoie de documente importante pe care le utilizezi frecvent, dar trebuie securizate, soluţia ţi-o oferă rafturile încorporate în masa de lucru, pe care le poţi încuia.
Sisteme de depozitare
Cele mai citite articole
Odată ce ai terminat de lucru cu un document, acesta trebuie arhivat. Arhivele de documente pot fi organizate în funcţie de frecvenţa utilizării lor. Hârtiile cu care nu mai lucrezi în mod curent, dar la care revii periodic, trebuie păstrate la îndemână. O bibliotecă sau un sistem de rafturi deschise îţi poate oferi acces facil. Pentru depozitarea propriu-zisă a hârtiilor ai la dispoziţie diferite modele şi culori de bibliorafturi, cu ajutorul cărora poţi clasifica documentelor în funcţie de importanţă. Dacă desemnezi o culoare anume unei categorii de documente, atunci vei şti de fiecare dată de unde să începi căutarea.
Importanţa unui opis eficient
Abilitatea de redactare a unui opis eficient te ajută să manageriezi mult mai bine o multitudine de dosare. Ţine cont de faptul că vei avea nevoie de documente chiar şi peste câteva luni. Dacă pe cotorul fiecărui biblioraft regăseşti informaţii care te vor ghida în acest sens vei putea restrânge aria căutărilor din aproape în aproape.
Ce faci cu documentele inutile
Nu orice hârtie de lucru este potrivită pentru arhivare. Păstrează doar acele documente la care te vei întoarce fie în interes propriu, fie la solicitarea unui client sau a autorităţilor competente. O bună parte pot fi digitalizate fără obligaţia păstrării originalului. În acest caz, distrugătorul de documente se poate dovedi a fi o investiţie extrem de utilă. Atât resturile de hârtie cât şi documentele care nu au nevoie de distrugere trebuie depuse la un centru de colectare. Stabileşte o zi pe lună pentru colectarea şi transportarea acestora în ideea de a proteja mediul înconjurător, de a produce mai puţin gunoi şi de a fi refolosite pentru producţia de hârtie.
Organizarea biroului te ajută să fii mai eficient în timpul lucrului. Eliberează spaţiul de dezordine şi vei putea gândi mai limpede. Ţine aproape doar acele documente pe care le utilizezi zilnic. Selectează pentru arhivă doar hârtiile de care vei avea nevoie pe viitor. Alegerea mobilierului şi a obiectelor de papetărie potrivite te va ajută să fii mult mai eficient în gestionarea şi depozitarea hârtiilor tipărite.